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湖南省火博体育安卓版有限公司公文处理办法

为进一步规范湖南省火博体育安卓版有限公司(以下简称“集团公司”)公文处理工作,确保使用文件的统一性和有效性,切实提高公文处理质量和效率,参考《中华人民共和国档案法》、《党政机关公文格式》和《党政机关公文处理工作条例》,根据《湖南省火博体育安卓版有限公司工作规则》,结合集团公司实际情况,制定本办法。

第一章  总 则    

第一条  本办法所称公文(包括各种文件、电报、报表、调查资料、传真、电子邮件等)是企业管理和商务活动过程中形成的具有约束力和规范体式的,依法治企和进行商务活动的重要工具。

第二条  公文处理指公文办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理要准确、及时、保密,严格按照相关规定和要求完成。行文要言简意赅,注重实效,注重针对性和可操作性。

第三条  本办法适用于集团公司各部(室)、分(子)公司。各分(子)公司要设置与集团公司公文处理工作相适应的机构;且集团公司各部(室)、各分(子)公司必须严格遵守本规定,规范公文处理工作,努力促进公文处理工作规范化、制度化、科学化。

第四条  综合办公室负责集团公司公文处理工作,并指导各分(子)公司公文处理工作。

第五条  集团公司直属无法人地位的单位或部(室)的行文(简称“信函式公文”),不属本集团公司正式公文,但受本办法有关规定约束。

第二章  公文种类

第六条  我司常用的公文种类主要有:

(一)决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。

(三)通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知

适用于发布、传达要求所属单位和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告

适用于向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。

(八)请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

(九)批复

适用于答复所属单位的请示事项。

(十)议案

    适用于向有关会议提请审议事项。

(十一)函

适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十二)纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。

本集团公司发文可划分为:党委、董事会、监事会、行政、纪检、工会和团委等系列,可根据公文性质和要求适当省略部分构件。

(一)密级、保密期限和紧急程度。涉及党、国家以及公司“秘密”以上保密等级内容的公文,要依据保密规定,根据涉密程度分别标注“秘密”、“机密”、“绝密”和保密期限;时间要求紧急的公文,要根据紧急程度,分别标注“特急”、“加急”。

(二)发文单位标志。应当使用发文单位全称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

(三)发文字号。应当包括发文单位缩写、系列代字、年份、序号。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

本集团公司缩写为:“吉火博”

本集团公司系列代字包括:党(党委)、董(董事会)、监(监事会)、企(行政)、纪(纪检)、工(工会)、团(团委)、函(公函)和联(联合)

年份为:四位格式,外加“〔  〕”号

序号:为公文在各系列代字中的顺序号码

(四)签发人。应在首页红头红线之右上方标注签发人姓名。

(五)标题。公文标题一般包括发文单位全称、事由、文种三部分,公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号之外,一般不用标点符号。

(六)主送单位。指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(七)附件说明。公文如有附件,应当注明附件顺序号和名称。

(八)发文单位署名及印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

(九)成文日期。以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

(十)附注。公文如有附注,应当加括号标注(可标识于文中;也可标识于公文成文日期下一行,居左空2字)。

(十一)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十二)抄送单位。指除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。

(十三)公文版式参照《党政机关公文格式》标准执行。

第四章  行文规则

第八条  集团公司党委、董事会、监事会、经营班子、纪检、工会、团委及所属具有法人地位的分(子)公司可对外行文;集团公司直属无法人地位的分支机构、部(室)或个人,一律不得对外行文。

第九条  本集团公司总部所有公文须经综合办公室按照工作流程收发,所有行文关系根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示或者报告。

以集团公司名义发文,必须使用综合办公室统一印制的文件头。

第十条  本集团公司可与政府有关机构或相关单位,就需共同处理的事务联合行文。

第十一条  向上级单位行文,原则上只写一个主送单位,同时送其它单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。

第十二条  请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十三条  任何人、任何部门不得以单位名义向上级单位负责人报送公文。

第十四条  对不符合集团公司有关精神的行文,集团公司领导或综合办公室可责令纠正或撤销。

第五章  发文办理

第十五条  发文办理指以本单位名义制发公文的过程,包括起草、审核、签发、复核、用印、缮印、登记、分发等程序。

第十六条  起草公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定。

(二)情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)应当使用国家法定计量单位。

(七)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(八)文内使用非规范简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第十七条  拟制公文,对涉及其他单位职权范围内的事项,起草单位应当主动与有关单位协商,取得一致意见后方可行文。

第十八条  集团公司系列代字为“董”、“监”、“企”、“函”的公文由撰稿人形成稿件,先由部(室)负责人或撰稿单位负责人进行初核;系列代字为“党”、“纪”、“工”、“团”的公文由党群工作部负责拟定、初核。均送综合办公室复核并编号。

综合办公室对行文方式、行文规则、公文格式、公文内容等是否符合本办法的规定和集团公司的实际情况进行再次审核后,按系列代字分别报相应负责人签字(或会签)审批签发,若涉及多个相关负责人职权范围内的事务,应送相关负责人会签。

第十九条  公文正式印制之前,综合办公室检查审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范,打印后,经撰稿部(室)或单位复核确认后再进行分发,综合办公室留存文稿原件和盖章公文各1份归档。

第六章  收文办理

第二十条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、传阅、批办、承办、催办等程序。

第二十一条  收文办理注意事项:

(一)签收、登记

1.收文时应检查公文是否齐全,并登记收文号、收文日期、来文号、文件标题、来文单位、份数、密级。

2.集团公司领导或有关人员外出开会带回的属集团公司收文范围的文件,应交综合办公室按收文程序处理。

(二)拟办

一般性公文由综合办公室负责人提出拟办意见,根据责任分工报请分管领导进行批示,阅知性公文按内容、要求和工作需要分送相关领导和部(室)传阅;批办性公文承办部(室)根据领导指示进行办理。如遇有紧急需要处理的公文由综合办公室负责人报请领导同意后提出处理意见或直接分送承办部(室)办理。

(三)传阅

综合办公室指定专人根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误,不得横传、直传。

(四)批办

审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期;需要两个以上部(室)或分(子)公司办理的应当明确主办部(室)或分(子)公司;紧急公文,应当明确办理时限。

(五)承办

承办部(室)或分(子)公司收到交办的公文后应及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。

(六)催办

送负责人批示或者交有关单位办理的公文,综合办公室专人负责催办,及时了解公文的办理进展情况,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

第二十二条  公文办理完毕,主办部(室)或分(子)公司人员应及时将办文结果向批办领导和来文单位报告,同时转报综合办公室备案。

第七章  公文归档

第二十三条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。

集团公司领导批示后的公文,收文由综合办公室存档,复印件交承办单位或承办人,个人不得保存应当归档的公文原件。发文按公文性质由综合办公室统一存档。

第二十四条  归档范围内的公文,应根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。

第二十五条  联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复印件或公文副本。

第二十六条  拟制、修改和签批公文,书写及所有纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章  公文管理

第二十七条  集团公司各分(子)公司应当建立健全我司公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十八条  除秘密级和注明不准翻印以外的公文,由经办人提交申请,经相关领导审批后,可以复印。涉密公文管理按照集团公司相关保密工作制度执行;涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第二十九条  不具备归档和存查价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十条  集团公司各分(子)公司如发生改制、资产重组等重大变故时,全部公文应当随之合并管理。分(子)公司注销、撤销或吊销时,将需要归档的公文按有关规定整理后移交集团公司综合办公室。

第三十一条  工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照程序移交、清点和退还。

第九章  附 则

第三十二条  集团公司公文含电子公文。电子公文处理的具体办法另行制定。

第三十三条  本制度自印发之日起执行。同时将2006年12月25日印发的《公文处理办法》废止。